Аналитика по отрасли

В предыдущей статье было отмечено, что правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты. Как известно, специалисты, занимающиеся в области информационной безопасности утверждают, что порядка 80% конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Поэтому вопросы конфиденциального документооборота в фирме несомненно играют важную роль в достижении ею экономических успехов. В данной статье даны некоторые рекомендации, позволяющие упорядочить работу в фирме с конфиденциальными документами.

Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы:

открытую;
с ограниченным доступом.

В свою очередь информация с ограниченным доступом (Рис.1.) может быть:

государственной тайной;
конфиденциальной информацией.

Рис.1. Виды информации и документов

А, следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Конфиденциальные документы соответственно с грифами «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и т.д. В настоящее время видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.

По своей природе (Рис. 2.) конфиденциальные документы бывают:

нормативно-методические (НМД);
руководящие (РД);
распорядительные (РПД);
информационно-справочные (ИСД);
организационные (ОД);
финансово-бухгалтерские (ФБД);
кадровые (по личному составу) КД.

Рис.2. Виды конфиденциальных документов

Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». (ГОСТ Р 6.30-97). Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу, например: коммерческая тайна (или сокращенно КТ). Дополняется гриф номером экземпляра, например, экз. N1.

Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.

Специфика конфиденциального делопроизводства - Библиофонд!
1.1 Организация конфиденциального делопроизводства. 1.2
Документирование конфиденциальных сведений. 1.3 Гриф
конфиденциальности ...
http://bibliofond.ru/view.aspx?id=511026

В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на:

входящие;
исходящие;
внутренние.

Прием входящих конфиденциальных документов (Рис. 3) осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.

Рис. 3. Порядок работы с входящими конфиденциальными документами

При этом проверяется:

количество листов;
количество экземпляров;
наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).

В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов – составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.

Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах регистрации (Рис. 4), либо на карточках.

Рис. 4. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов

Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству
Конфиденциальное делопроизводство имеет немало особенностей и ...
Эффективность работы любой организации зависит от того, насколько ...
http://www.sekretariat.ru/discuss/101987/

На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается:

наименование;
регистрационный номер;
дата поступления.

После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции.

С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (Рис. 4).

По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.

Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут:

использоваться в дальнейшем;
передаваться в архив на хранение;
уничтожаться.

Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.

Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы (Рис. 5):

разработка проекта документа;
согласование документа;
регистрация документа;
отправка документа.

Рис. 5. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами

Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами показан на Рис. 6.

Рис. 6. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов (Рис. 7).

Рис.7. Журнал учета выдачи конфиденциальных документов

При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.

Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.

По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна:

проверить наличие конфиденциальных документов;
определить конфиденциальные документы для архивного хранения;
определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.

В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.

Таким образом, представленный в статье материал в очень сокращенном виде дает некоторые рекомендации по организации конфиденциального делопроизводства в фирме, что несомненно поможет сотрудникам службы безопасности в обеспечении безопасности конфиденциальной информации в целом в фирме.

Об авторе: Сабынин В.Н., независимый экcперт, кандидат наук, доцент

Назад в раздел